Código QR en las facturas: cómo funciona

El nuevo código QR aplicado a facturas, que ya está a la vuelta de la esquina, es un dolor de cabeza para muchos. Esto lo sabemos porque cada día en Quaderno ayudamos a emprendedores y profesionales como tú, que pasan por lo mismo.

Sabemos que quieres adaptarte bien a las nuevas leyes de sistemas de facturación, pero que no tienes del todo claro cómo funcionará ni qué hacer.

No te preocupes, que de aquí saldrás con las cosas mucho más claras en lo que respecta al código QR que se aplicará a estas facturas.

¿Qué es el código QR?

El código QR (siglas de Quick Response) es una evolución moderna del código de barras. A simple vista, es ese cuadrado de puntitos blancos y negros que ya habrás visto en carteles, tickets o incluso para ver la carta en un restaurante.

La verdad es que es una herramienta muy potente: permite almacenar y transmitir información digital de manera inmediata con solo escanearlo desde un móvil o una tablet.

Como habrás visto ya, al escanearlo con la cámara de tu dispositivo, te lleva a un contenido digital sin necesidad de teclear nada. Aunque no todo el mundo sabe esto, no solo puede tener la información de una URL. También puede contener un número de factura, los datos fiscales del emisor, un justificante de pago o los datos necesarios para que la Agencia Tributaria verifique esa factura en tiempo real.

Aunque su estructura técnica es bastante compleja, de momento como usuario no necesitas saber cómo funciona por dentro. Nos limitaremos a decirte que desde hace años se usa en logística, publicidad, pasarelas de pago o inventarios… y ahora llega también a la facturación.

¿Qué tiene que ver con las facturas?

El código QR va a ser una pieza obligatoria en las facturas emitidas con programas informáticos, tanto en papel como en digital, para empresas y profesionales.

¿Es obligatorio? Sí, tanto para Verifactu como para TicketBAI.

Da igual si entregas la factura en papel, PDF o en formato digital no estructurado (como un JPG o un simple documento con diseño). Solo hay una excepción: las facturas electrónicas estructuradas (como en formato Facturae) no necesitarán llevar el QR visible.

Esto aplica a profesionales, empresas y fabricantes de software. Eso sí: la responsabilidad última de que el QR esté bien generado es del emisor de la factura, aunque el programa lo cree automáticamente.

¿Por qué es tan importante este código? Dejando a un lado la obligatoriedad legal, se justifica por estas dos funciones:

1. Le hace fácil al receptor verificar la validez de la factura. Escaneando el código QR, ese cliente puede saber si la factura ha sido registrada ante la Agencia Tributaria, o si es falsa, duplicada o manipulada. Esto aporta más transparencia en cualquier operación comercial.
2. Permite a Hacienda cruzar datos y controlar el fraude. Si tú declaras una factura y tu cliente la escanea o la registra, queda constancia de que esa transacción ha tenido lugar. Y si uno de los dos miente, los sistemas de la AEAT lo detectan.

Por tanto, el QR no sustituye a la factura en sí, pero sí resume su contenido esencial y conecta tu documento con la Administración.

Si esto te interesa, te gustará saber que en Quaderno nos adaptamos a cualquier nueva normativa de facturación, como llevamos haciendo ya desde que empezamos. Contáctanos si quieres saber cómo funciona nuestra plataforma, o pruébala gratis tú mismo y despreocúpate por configurar el QR.

Entremos ahora en detalle sobre este código, para que quede claro cómo se debe introducir.

¿Dónde debe estar el QR dentro de la factura?

El código QR debe ser el primer elemento visible en la factura, tanto si la entregas en papel como en digital. La norma lo deja claro: su posición no puede ser aleatoria ni quedar escondida entre otros elementos del diseño.

Dependerá de cómo esté organizada la factura, pero siempre debe aparecer antes del contenido principal. Estas son las ubicaciones recomendadas por la propia AEAT y las Haciendas Forales Vascas:

• Formato vertical (clásico, tipo A4): Debe colocarse en la parte superior, centrado o bien alineado a la izquierda, justo al inicio del documento. En el caso de TicketBAI es en la parte inferior.
• Formato apaisado (horizontal): Debe ir en el margen izquierdo superior, o si no es posible, centrado verticalmente en esa zona. En el caso de TicketBAI es en el lateral derecho, siempre cerca del identificador TBAI

La clave es que el código sea fácil de encontrar y escanear a primera vista. No puede estar en medio del texto, ni al final, ni repartido en varias páginas. Solo debe haber un único código QR, ubicado en la primera página de la factura, incluso si el documento ocupa varias hojas.

¿Y si hay elementos preimpresos?

No pasa nada. Si usas papel con un logotipo ya impreso, por ejemplo, puedes mantenerlo. En ese caso, el QR debe ser el primer elemento generado digitalmente por el software de facturación. La prioridad es que destaque como componente fiscal, no como parte del diseño corporativo.

¿Qué tamaño debe tener el código QR?

Otra pregunta que seguramente te estás haciendo. Para que sea útil de verdad, no vale cualquier tamaño ni cualquier forma. Esto lo explican tanto en el caso de Verifactu como del TicketBAI. En el artículo 21 de la Orden Ministerial y en las guías técnicas de TicketBAI, se han fijado unas dimensiones y requisitos estándar para conseguir que cualquier dispositivo lo pueda leer sin problemas:

• Tamaño mínimo: 30 x 30 mm
• Tamaño máximo: 40 x 40 mm
• Nivel de corrección de errores: M (medio)
• Codificación del contenido: UTF-8
• Margen blanco: al menos 6 mm alrededor

Con este rango, será suficiente para que el código tenga capacidad para incluir toda la información requerida y que, al mismo tiempo, sea legible por cualquier lector o cámara de móvil.

Dentro de ese margen, puedes adaptarlo según tu diseño, pero no te salgas de esos límites si quieres cumplir con el reglamento.

Este nivel de detalle es importante porque este código es una fuente de información importante para Hacienda. Su escaneabilidad, visibilidad y normalización son esenciales para el nuevo modelo de control fiscal automatizado.

Y recuerda que, aunque tu software lo genere de manera automática, tú como emisor eres responsable de que esté bien ubicado, sea legible y cumpla con lo exigido.

¿Cómo funciona exactamente el QR en las facturas?

Ahora ya conoces la información más general sobre el código QR, pero, ¿cómo funcionará exactamente?

Lo cierto es que el contenido exacto todavía puede ajustarse con las directrices finales de las Haciendas, pero ya hay bastante claridad sobre lo que incluirá. Estos son los datos que podría contener:

• Datos fiscales del emisor y del receptor.
• Número y fecha de emisión de la factura.
• Importe total de la factura.
• Un identificador único de esa factura.
• Una URL directa a la sede electrónica de Hacienda para que el receptor pueda verificarla con un solo escaneo.
• Un acceso para validar la factura desde la app oficial de la AEAT.
• Identificador TBAI en el caso del TicketBAI

La idea es darle velocidad, ya que, al escanear el QR, cualquier persona (cliente, proveedor o inspector) debería de poder verificar si esa factura existe realmente en los registros de Hacienda.

¿Qué ocurre cuando alguien escanea el QR?

Dependerá de si estás usando un sistema adaptado a Verifactu o no:

Si tu software sí está conectado a Verifactu, el QR permitirá a quien lo escanee saber si la factura consta registrada. Y se mostrarán mensajes como estos:

1. Factura encontrada: todo correcto, está registrada.
2. Factura no encontrada: la AEAT no tiene esa factura.

Si usas un sistema que no está adaptado a Verifactu, el QR seguirá existiendo, pero no se podrá cotejar con Hacienda. En ese caso, aparecerá el mensaje: «Factura no verificable».

Esto no significa que esa factura sea inválida, pero sí limita su trazabilidad. Y, por tanto, la AEAT tendrá más motivos para revisarte si detecta patrones raros.

¿Y si uso facturas electrónicas?

Si tu factura es electrónica pero no estructurada (por ejemplo, un PDF), se aplica lo mismo que en papel: el QR debe estar visible y contener todos los datos.

Si usas facturas electrónicas estructuradas no hace falta que el QR sea visible. En su lugar, se incorpora el contenido que incluiría el QR dentro del propio fichero digital.

Es decir, toda la info está ahí, pero no se verá el formato gráfico del código QR. Esto es porque no hace falta que tú los representes en un código visible si Hacienda ya puede leer directamente esos datos estructurados

Esperamos que con este artículo hayas resuelto todas tus dudas sobre el funcionamiento del código QR en las facturas. Recuerda que puedes disfrutar de una gestión algo más automatizada de estos cambios en el formato de facturas gracias a nuestra plataforma de facturación, ya que nos adaptamos a Verifactu y para demostrártelo podemos concertar una reunión contigo.