Cómo crear un presupuesto ganador

Un buen día un potencial cliente llama a tu puerta. Ha oído que eres uno de los mejores profesionales de tu sector y está interesando en contratar tus servicios. Tenéis una primera reunión. Parece que existe una buena química entre los dos. Desde la primera pregunta flirteáis… con la idea de trabajar juntos.

Y entonces llega la temida pregunta: «¿Puedes enviarme un presupuesto?».

Un escalofrío recorre tu espalda. Tus manos empiezan a sudar. Tu corazón empieza a latir como el de una persona atenazada por el miedo. El futuro de todo el proyecto depende de este momento. El dichoso presupuesto. ¿Qué pasará si te equivocas haciéndolo? ¿Y si no le gusta y decide no contratarte?

Ok. Lo primero que debes hacer es relajarte. Todos hemos pasado por ahí. Y no es tan malo como parece. O al menos no debería serlo.

Puede que no tengas suficiente experiencia para hacer un buen presupuesto. O que tu experiencia pasada no haya sido tan buena y ahora estés perdido buscando cómo mejorar tu metodología de trabajo. En ambos casos, el conocimiento es tu aliado. Cuanto más sepas sobre presupuestos, más seguro te sentirás la próxima vez que tengas que hacer uno. Así que empecemos…

El tiempo lo es todo

¿Pensabas que iba a decir que la planificación lo es todo? Pues no lo hice porque desde que tienes un cliente esperando por un presupuesto, la planificación se reduce a un ahora. Simplemente, tienes que hacer que las cosas sucedan.

Siempre que sea posible, entrega tu presupuesto lo más pronto posible. Si ya has invertido varias horas hablando con tu potencial cliente, es el momento de demostrar si realmente quieres o no el trabajo. Cuanto antes entregues tu presupuesto, más tiempo tendrás para negociar con tu cliente, y antes sabrás si está interesado o no en trabajar contigo.

Pero volviendo al título: «el tiempo lo es todo». Debes saber cuánto tiempo necesitas para realizar el proyecto que te han propuesto.

Alcance del proyecto

Antes de poder elaborar tu propuesta, necesitas saber el alcance del proyecto. ¿Qué es lo que realmente necesita este cliente? Antes incluso de empezar a preparar tu propuesta, deberías saber:

• ¿Qué pretende hacer tu potencial cliente?
• ¿Cuál es el propósito principal del proyecto? Aquí verás si lo que tu potencial cliente espera hacer se corresponde con su objetivo final. Consejo: si no es así, entonces puedes hacerle algunas sugerencias.
• ¿Qué cantidad quieren de lo que sea? Ya sabes: páginas, gráficos, palabras…
• ¿Este proyecto necesitará ayuda adicional, técnica o de cualquier tipo?
• ¿Quién es tu principal contacto para este proyecto? Recuerda que cuantas más personas estén implicadas en el proyecto, más largo y tortuoso será el proceso.
• ¿Qué material necesitas?

¿No conoces las respuestas a estas preguntas? No pasa nada. Pregunta 🙂

Calcula el tiempo

Una vez tengas una foto completa del alcance del proyecto, el siguiente truco es no subestimar tu trabajo. Calcula todas las horas que vas a tener que dedicar al proyecto, no solo aquellas que conducen al resultado final.

Pongamos un ejemplo. Imagina que eres un escritor independiente a que le encargan un artículo para un blog. Digamos que solo necesitas tres horas para sentarte y producir tu artículo. Haces los cálculos pertinentes y así lo presupuestas. Pero olvidas incluir las cuatro horas que dedicaste a investigar sobre el tema, la hora que pasaste haciendo correcciones, y las otras cuatro horas que dedicaste a atender a tu cliente (reuniones, correos electrónicos, facturación…). Si lo sumas todo, en realidad necesitas 12 horas para hacer tu trabajo, pero solo has presupuestado tres. Algo falla, ¿no?

Considera todo el tiempo que tendrás que te llevará realizar cada proyecto. Y tómate tu tiempo para calcularlo de la forma más exacta posible.

Presupuesto por horas vs. Presupuesto cerrado

Ya hemos hablado de este tema en el pasado, pero no podría escribir un artículo decente sobre presupuestos sin tocarlo de nuevo.

Presupuesto por horas

Cuando haces una estimación por horas, es mucho más probable que infravalores tu trabajo. Volvamos al ejemplo anterior. Supongamos que cobras 50 € por hora, y que solo vas a cobrar por el borrador del artículo (tres horas). Eso significa que tu presupuesto será de 150 €. No está mal. Pero considera esto: ¿qué pasaría si entregas un artículo de la misma calidad en menos tiempo porque eres mucho más eficiente en tu trabajo? ¿Qué pasaría si en lugar de realizar el borrador en tres horas, lo haces solo en una? Que solo cobrarías 50 €.

No siempre pasa, pero cuando haces una estimación por horas es posible que estés siendo «castigado» por trabajar mejor. Y eso, desde luego, no tiene sentido.

Posiblemente dirás: «Bueno, siempre puedes cobrar más cara tu hora de trabajo. Por ejemplo, 150 € por hora.» Y en teoría es una buena idea. Pero intenta decirle a tu potencial cliente que vas a cobrar 150 € por una hora de trabajo y ya verás qué pasa 🙂

Presupuesto cerrado

Por otro lado, si usas una tarifa cerrada por proyecto, puedes decir simplemente: «Por este servicio te cobro 150 €». Y no tendrás que dar más explicaciones.

Y tengo otro consejo si haces un presupuesto cerrado: haz una lista de todo lo que incluye tu servicio, pero no pongas cuánto cuesta cada elemento de forma individual. Solo di cuánto es el total. Así minimizarás la posibilidad de regateo.

Apunta alto, pero sé justo. Usa una guía de precios o pregunta a otros profesionales de tu sector qué es lo que cobran por servicios similares. Querrás que te paguen bien, pero no querrás espantar a tu cliente. Así que no te pases.

Vende tus ventajas

Cuando hables de tus servicios, procura diferenciar entre lo que realmente haces (escribir, diseñar, hacer pasteles…) y las ventajas que tus servicios aportan a tu cliente (lo hace parecer más inteligente, mejora el aspecto de su web, sacias su adicción a los pasteles…). Este es el momento perfecto para compartir lo que tú – sí, me refiero a ti – traes a la mesa:

• ¿Tienes años de experiencia en una determinada área?
• ¿Tienes resultados probados de proyectos anteriores similares?
• ¿Tienes suficiente conocimiento sobre la tarea a realizar y vas a obtener un resultado más sorprendente de lo que nunca hubiera imaginado?

Deja que tu potencial cliente sepa por qué tiene que contratarte, con independencia de lo que vayas a cobrarle. Comparte con él lo que te hace ser la persona idónea para el trabajo, por qué eres mejor que cualquiera de la competencia. Muestra lo mejor de ti mismo.

Resumiendo

1. Averigua cuánto tiempo te llevará hacer el trabajo.
2. Averigua cuánto te gustaría cobrar por esa cantidad de tiempo.
3. Comparte por qué tu trabajo tiene un increíble valor para tu cliente y por qué vale la pena contratarte.

Si tienes estas tres cosas claras, da por seguro que vas a presentar un presupuesto ganador.

Sin embargo, si el cliente te dice que no, tampoco es el fin del mundo. Vendrán otras muchas propuestas, no lo dudes.