Cómo facturar tus productos o servicios en España

Saber emitir una factura es el primer paso de un negocio. En este artículo te indicamos los tipos de facturas que hay en España y los datos que deberás reflejar en ellas de manera obligatoria.

La factura es un documento imprescindible que sirve como comprobante de una operación comercial. Por tanto, cuando hablamos de «facturar», nos referimos al propio hecho de mandar, extender o cobrar una factura.

A principios de 2013, entró en vigor en España un nuevo reglamento de facturación que tiene como principal objetivo normalizar el uso de las facturas electrónicas. Desde entonces, las facturas en papel y las electrónicas tienen la misma validez. Internet es el gran mercado y la normativa se adapta a ello.

Con esta evolución natural, la normativa facilita las transacciones económicas, reduce las cargas administrativas y contribuye a la seguridad jurídica de cliente y proveedor.

La normativa establece en seis años el tiempo de conservación de las facturas. Tienes acceso a la ley y más información en la web sobre de facturación del AEAT.

Pero vayamos al tema: ¿cómo se emite una factura en España?

Tipos de facturas

En España existen estos tipos de facturas:

Factura simplificada

La factura simplificada sustituye al antiguo ticket de caja que, según la regulación de enero de 2013, ya no es válido como justificante de pago.

Datos de facturación que debe incluir obligatoriamente una factura simplificada

1. Número de factura. La numeración de las facturas debe ser siempre correlativa y no puede haber saltos en la numeración. Si usas varias series, la numeración será correlativa dentro de cada una de ellas.
2. Fecha de expedición.
3. Fecha en que se han realizado las operaciones o pago anticipado (en caso de ser diferente a la fecha de expedición).
4. Nombre y apellidos o denominación social del obligado a expedir factura.
5. NIF/CIF del obligado a expedir factura.
6. Descripción de los servicios prestados y su importe.
7. Tipo de IVA y de IRPF que se aplica a cada operación.
8. Total a pagar.
9. Método de pago.

En qué casos se puede emitir una factura simplificada

1. Cuando el importe de la factura sea inferior a 400 euros (IVA incluido) y el comprador sea residente en España.
2. Cuando el importe sea inferior a 3.000 euros, IVA incluido, y documente alguna de las siguientes operaciones: a. Ventas al por menor. b. Ventas o servicios a domicilio del consumidor. c. Servicios prestados por estudios fotográficos. d. Servicios de hostelería y restauración. e. Servicios de tintorería y lavandería. f. Servicios de ambulancia. g. Transportes de personas y sus equipajes. h. Servicios de hostelería y restauración. i. Servicios prestados por salas de baile y discotecas. j. Servicios de peluquería y salones de belleza. k. Utilización de instalaciones deportivas. l. Aparcamiento y estacionamiento de vehículos. m. Alquiler de películas. n. Utilización de autopistas de viaje.
3. Cuando se trate de una factura rectificativa (más adelante te explicamos en qué consisten estas facturas).

Las operaciones comerciales que no estén reflejadas en esta lista requerirán el uso de facturas ordinarias.

Factura ordinaria

Como has podido ver, la factura simplificada puede emplearse en un número de servicios bastante concreto, y siempre dependiendo de la cuantía del importe. Para el resto de operaciones se emplea la factura ordinaria.

La factura ordinaria reproduce todos los datos de la factura simplificada y, además, añade:

1. Nombre y apellidos o denominación social del destinatario.
2. Domicilio del obligado a expedir factura y del destinatario.
3. NIF del destinatario.

Como verás, hay todavía más conceptos relacionados con las facturas que mencionaremos a continuación.

Factura duplicada

Cada factura solo puede tener un original, independientemente del formato en el que se emita. No obstante, es posible hacer duplicados siempre y cuando se reproduzca el término «Duplicado» en la propia factura.

Esta factura tendrá la misma validez que la factura original en dos casos:

1. Cuando en una misma entrega o prestación de servicios concurrieran varios destinatarios. En este supuesto, deberás consignar en el original y en cada uno de los duplicados la porción de base imponible.
2. En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa.

Factura rectificativa

La factura rectificativa modifica una o varias facturas anteriores. Se emplea en los casos en los que se devuelven los productos, se producen descuentos o bonificaciones posteriores a la compra o la factura original no cumple los requisitos legales.

Las facturas se pueden rectificar siempre que no hayan pasado más de 4 años desde que se emitió la factura original.

En todas las facturas rectificativas debe constar la descripción de la causa que motiva la rectificación. Asimismo, en la factura debe aparecer el término ‘Rectificativa’, para hacer constar su condición.

La factura rectificativa debe usar una serie numérica diferente a las facturas ordinarias y, además, debe indicar la numeración de las facturas que rectifica.

Factura proforma

La factura proforma no es una factura de manera estricta, pero sí un documento informativo y provisional que se emite antes de cerrar una operación comercial. Es útil para anticipar al cliente los términos de una venta: el producto o servicio ofrecido, el precio, los impuestos, las condiciones… todo, pero sin ninguna validez fiscal ni contable.

Podríamos decir que es una especie de «borrador» de una futura factura. Por eso no se contabiliza, ni se presenta a Hacienda, ni debe seguir la numeración de tus facturas oficiales. Aun así, conviene tratarla con cuidado, ya que puede tener valor como prueba en caso de litigio.

La proforma se suele utilizar en operaciones internacionales, licitaciones o procesos de compra algo complejos, donde el comprador quiere saber exactamente qué recibirá, cuándo y a qué precio. También puede ser útil en negociaciones, cuando aún se están cerrando los detalles del acuerdo.

Aunque no sea una factura definitiva, una proforma debe ser clara y completa. Se parece mucho a una ordinaria. Incluye:

• Encabezado visible con el texto «Factura proforma».
• Fecha de emisión.
• Datos fiscales del emisor y del cliente.
• Descripción detallada del producto o servicio.
• Importe, moneda e impuestos aplicables (como el IVA).
• Condiciones de pago y entrega, si ya están pactadas.

Y recuerda que no tiene que llevar numeración oficial, pero puedes llevar un control interno si lo necesitas.

Factura electrónica

La factura electrónica no es una tipología de factura, sino un formato. Tiene la misma validez legal que una factura en papel y debe contener los mismos campos obligatorios y ser transmitida de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.

En España, la facturación electrónica será obligatoria dentro de muy poco. De hecho, a partir de 2025-2026 muchas empresas que tienen sede en España se verán afectadas por Verifactu, una normativa que obligará a seguir una serie de requisitos técnicos y formatos, además del hecho de tener que llevar todas tus facturas en formato electrónico.

¿Te afecta? Si es así, en Quaderno podremos ayudarte a llevarlo con soltura y sin miedo a posibles sanciones por incumplimiento.

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