La Ley Antifraude: cómo afecta a los programas de facturación

¿Cuántas veces has recibido un correo electrónico de un cliente para pedirte que modifiques una factura que acabas de enviarle porque no está de acuerdo con los importes o porque hay un error en sus datos de facturación? ¿Y cuántas veces has ido directamente a tu programa de hojas de cálculo o tu programa de facturación, has modificado la factura en cuestión y se la has reenviado?

Pues esta práctica que parece de lo más normal del mundo está totalmente prohibida por la Ley de Facturación en España y en cualquier otro país. Las facturas ya emitidas no pueden modificarse ni borrarse bajo ningún concepto.

Es normal cometer errores en la emisión de facturas. A todos nos ha pasado alguna vez. Las autoridades tributarias lo saben y no tienen problema con ello. Lo que no quiere es que esos errores se corrijan a fuerza bruta, modificando las facturas originales y, por lo tanto, generando diferentes versiones de un mismo documento.

En España, la forma correcta de corregir una factura ya emitida es hacerlo mediante una factura rectificativa, que no es más que un documento muy parecido a una factura ordinaria donde debes indicar qué factura estás corrigiendo y cuál es el motivo de la corrección.

A pesar de esta restricción, todavía hoy hay muchas empresas y profesionales que usan aplicaciones de facturación que permiten modificar y eliminar facturas ya emitidas.

Para prohibir la fabricación y el uso de este tipo de aplicaciones, el Gobierno español publicó en el año 2021 la llamada «Ley Antifraude».

Esta Ley marca un antes y un después en la lucha contra el fraude fiscal y la economía sumergida, introduciendo medidas rigurosas para asegurar la transparencia y el cumplimiento tributario a través de la digitalización de los procesos de facturación.

En este artículo te explicaremos los conceptos fundamentales de la Ley Antifraude y cómo puede afectar a tu negocio. Comencemos.

¿Qué es la Ley Antifraude?

La Ley Antifraude, también conocida como Ley 11/2021, de 9 de julio de 2021, es una ley aprobada por el Gobierno de España con el objetivo de prevenir y luchar contra el fraude fiscal.

La Ley es una transposición de la Directiva (UE) 2016/1164, del Consejo, de 12 de julio de 2016, por la que se establecen diversas normas contra las prácticas de elusión fiscal.

Entre las diferentes medidas contenidas en la Ley, podemos destacar las siguientes:

• Software de doble uso — Se establece la prohibición de los llamados «softwares de doble uso»: programas de facturación o de gestión que permiten llevar contabilidades alternativas, modificar o eliminar facturas ya emitidas.
• Pagos en efectivo — Se reduce el límite de pagos en efectivo a 1.000 euros para la mayoría de actividades económicas, con multas del 25% del valor de la operación para infractores.
• Gestión de criptomonedas — Las entidades que operan con criptomonedas en España deben reportar balances y transacciones.
• Paraísos fiscales — Se refuerza la definición y seguimiento de paraísos fiscales, ahora llamados «jurisdicciones no cooperativas», con actualizaciones regulares de la lista correspondiente.

¿A quién afecta la Ley Antifraude?

La Ley Antifraude es obligatoria para todas las empresas y profesionales radicados en territorio español, incluidas las Islas Canarias, Ceuta y Melilla, con las siguientes excepciones:

• Los obligados al Suministro Inmediato de Información (SII).
• Algunos supuestos del régimen de agricultura, ganadería y pesca.
• Las actividades excluidas de la obligación de facturar.

¿Cuándo entró en vigor la Ley Antifraude?

Casi todas las medidas de la Ley Antifraude entraron en vigor el 11 de julio de 2021, excepto en lo relativo a la prohibición de usar software de doble uso, que entró en vigor el 11 de octubre del mismo año.

¿Qué pasa si uso un software de doble uso?

En ese caso te enfrentas a multas de 50.000 euros por ejercicio por el simple hecho de usar un programa facturación que permita la manipulación o destrucción de facturas.

Los fabricantes de este tipo de programas serán sancionados con multas de 150.000 euros por ejercicio.

¿Qué tipo de programa de facturación puedo usar?

La Ley exige que todos los sistemas informáticos y electrónicos utilizados en la contabilidad y gestión empresarial cumplan con requisitos que aseguren la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.

Además establece que esos criterios se puedan desarrollar con más detalle en un reglamento futuro, que podrían incluir procesos de certificación. Dicho reglamento fue publicado el 5 de diciembre de 2023 y se conoce como «Reglamento Verifactu».

Por lo tanto, con la publicación de la Ley Antifraude se acabó el hacer facturas en Excel o en cualquier otro programa que te permita modificar o borrar facturas ya emitidas, si no quieres enfrentarte a una jugosa multa y problemas con Hacienda.

Cómo cumplir con la Ley Antifraude

Lo primero es que debes dejar de gestionar tus facturas con Excel o con cualquier programa que te permita modificar o eliminar facturas ya emitidas. A partir de ahora tienes que usar un programa antifraude que cumpla los requisitos de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad que exige la Ley.

En Quaderno cumplimos con esos requisitos de la siguiente forma:

• Integridad — Garantizamos la veracidad y exactitud de todas tus facturas, asegurando que no han sido alteradas de manera no autorizada desde su emisión.
• Conservación — Todas las facturas son almacenadas durante el tiempo que exige la ley de facturación si tu cuenta permanece activa.
• Accesibilidad — Tus facturas son accesibles en cualquier momento y desde cualquier lugar gracias a nuestro almacenamiento en la nube.
• Legibilidad — Todos los datos de facturación son presentados de una manera clara, entendible y sin ambigüedades, facilitando las inspecciones y auditorías por parte de las autoridades tributarias.
• Trazabilidad — Cada factura contiene un histórico de todas las operaciones realizadas sobre ella, desde su fecha de emisión hasta el registro de los pagos asociados.
• Inalterabilidad — Las facturas emitidas con Quaderno no pueden modificarse ni ser eliminadas. Si detectas algún error en una factura ya emitida, te ofrecemos los mecanismos adecuados para cancelarla de acuerdo a lo establecido en la ley de facturación.

En resumen, Quaderno te ofrece todo lo que necesitas para emitir y gestionar tus facturas sin arriesgarte a ser multado con 50.000 € por no usar un programa de facturación antifraude.

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